Primăria Timișoara mută hârtia în format digital. Pentru protejarea datelor și facilitarea accesului cetățenilor, spune municipalitatea

Primăria Timișoara dă 672.000 de lei unei firme care timp de șapte luni va scana documentele din arhiva municipalității. Aceasta dacă oferta depusă de singura firmă, în cadrul licitației Primăriei Timișoara pentru achiziționarea serviciilor de retrodigitalizare a arhivei, va trece de evaluare.

Prin proiectul cu finanțare europeană: „Simplificarea procesului participativ și decizional în relația cu cetățenii, prin digitalizarea integrată și eficientizarea administrației publice la nivelul Primăriei Municipiului Timișoara” instituția va digitaliza actele elaborate pentru protejarea datelor și facilitarea accesului cetățenilor,

Aceste servicii presupun retrodigitalizarea (scanarea si indexarea) documentelor existente pe hârtie şi preluarea lor în arhiva electronică, respectiv: stabilirea inițială de comun acord a unui sistem de organizare și codificare a documentelor; digitizarea/scanarea documentelor, salvarea copiilor digitale în arhiva electronică creată pe serverele instituției; realizarea si integrarea solutiei de arhivare electronică, incluzând licentele software necesare: livrarea unui pachet de licențe de gestionare a documentelor; instalarea licențelor, formarea personalului instituției pentru utilizarea soluției.

Cantitativ, trecerea în format digital vizează 5000 de unități arhivistice (bibliorafturi).

Scopul este crearea unei arhive de copii digitale ale documentelor tradiționale existente în arhiva instituției, care prezintă valoare operațională în prezent și include o soluție de arhivare electronică de documente, cu respectarea legislației în vigoare.

Scanarea şi prelucrarea electronică a documentelor are ca obiective realizarea unei copii electronice fidele a documentelor, care să faciliteze regăsirea şi valorificarea continutului documentelor; asigurarea protecţiei documentelor originale prin eliminarea sau reducerea la maxim a consultării directe şi a contactului fizic cu exemplarul original; eliminarea costului de copiere a documentelor în procesul de consultare, prin faptul că o copie electronica fidelă a originalului va putea fi consultată fără costuri de copiere; gestionarea accesului la documentele arhivate electronic.

Valoarea totală estimată fără TVA este de 672.000 de lei. Durata contractului este de maxim 7 luni.