Primăria Timișoara e în epoca de piatră a comunicării instituționale. E-mailul, mai puțin utilizat chiar și decât faxul

Noii lideri ai administrației locale din Timișoara au măsurat modul în care funcționarii din cadrul primăriei comunică în cadrul și în afara instituției. Dominic Fritz a avut surpriza să constate că digitalizarea pare să fie doar un banc prost în modul de legătură al instituției cu restul lumii, dar și în cadrul acesteia, de exemplu, e-mailul este ceva folosit chiar mai puțin decât anticul fax!

Tone de hârtie, muncă grămadă pe doar câțiva funcționari ”călăriți” de cei care au ceva nevoie de la primărie, sute de angajați pentru care adresa de poștă electronică e ceva pentru comunicare cu prietenii și trimis poze de vacanță. Noua conducere de la Primăria Timișoara a analizat modul în care se face comunicarea, iar primarul s-a luat cu mâinile de cap. Doar puțin peste două procente din solicitările adresate instituției au luat calea poștei electronice, mai puțin decât documentele venite pe fax și enorm mai puțin față de documentația depusă fizic la ghșeu sau prin intermediul serviciilor e curierat.

Confirmarea epocii de piatră din digitalizare, în care se află acum primăria, i-a fost oferită lui Fritz chiar luni, când a dorit să comunice cu angajații pe zoom, iar serverul instituției ”a dat colțu”.

”Ieri am vrut să fac o adunare generală cu funcționarii din primărie, să mă văd cu ei după anul nou, să le dau niște direcții. Din păcate serverul a avut un crash, nu am mai putut să facem adunarea, iar acum căutăm soluții despre cum putem să ne vedem pe zoom fără să cadă sistemul din primărie. Aici vedem un mare potențial în digitalizarea primăriei. L-am rugat pe consilierul meu, Val Mureșan, să lucreze la un raport de digitalizare. Îmi cer scuze angajaților”, a spus, marți, Dominic Fritz.

Situația neplăcută a reușit doar să-i confirme dezastrul din cadrul instituției.

”În primărie au intrat anul trecut 90.436 adrese solicitări, cereri, dintre acestea 2,68% au fost online, au venit mai mult pe fax 5,6%. Deci avem 2,7% online, peste 90% sunt documente depuse fizic sau prin curier. Aceasta înseamnă multă muncă, multe hârtii, așteptare la camera 12. Funcționarii sunt obligați să lucreze cu hârtie multă. Dintre cei peste șase sute de angajați, doar 27 de angajați au declarat trimit mai mult de două mailuri pe zi, peste 100 un mail pe zi. Am rămas în urmă, va fi un mare accent pe digitalizare în acest an”, a mai anunțat primarul.

Cel puțin deocamdată mai avem ceva de așteptat pentru introducerea lumii moderne în cadrul instituției, cum nu există un nou buget. De schimbat se va schimba chiar și imaginea digitală a municipalității.

”În acest moment nu putem să efectuăm plăți, să lucrăm cu firme la automatizare. Va fi o schimbare a culturii organizaționale, se va introduce cultura comunicării digitale. O să revizuim și politica de site-uri ale primăriei. Până acum fiecare departament avea propria pagină, de la Zoo, de la Direcția Fiscală, fiecare cu resurse proprii, cum puteau fiecare. Vrem o singură intrare digitală în primărie. Vom lucra la o automatizare a unor procese, fluxuri de documente. Multe disfuncționalități o să dispară când vom eficientiza procesele”, a mai afirmat primarul.