Primăria Timișoara dă 1,6 milioane de lei pentru automatizarea activității din cadrul instituției

Primăria Timișoara vrea să își “automatizeze” angajații și activitatea acestora. Așa că a pregătit o sumă uriașă, 1,6 milioane de lei, pentru derularea proiectului “Extinderea actualului sistem de automatizare fluxuri de lucru digitale (BPM) aflat în dezvoltare, interfatare cu Ghiseu Unic virtual de formulare online împreună cu serviciile de instalare, configurare, dezvoltare și suport aferente pentru Primăria Timişoara”.

În spatele acestei explicații… academice stă un proiect amplu, de conectare a serviciilor și activității prestate de angajați, pentru a simplifica și automatiza modul de lucru.

”Se va extinde soluția software actuală bazată pe tehnologiile M365/Exchange și Webcon, cu toate licențele necesare, vor fi furnizate servicii de instalare și configurare, design al diagramelor pentru următoarele procese și proceduri. Procedurile de lucru vor fi actualizate pentru a prezenta modul de lucru online implementat de soluțiile și sistemele informatice nou implementate. Procedurile vor fi modelate de către PMT și vor fi furnizate contractantului în format BPMN (Business Process Model and Notation)”, se spune în caietul de sarcini.

Pentru a se vedea modul în care se lucrează în prezent în primărie, putem spune că pentru realizarea activităților curente, 70% din personalul angajat își desfășoară 60% din activitățile utilizând hârtia, adică un mod de lucru offline, conform auditului pe tema digitalizării din anul 2021 realizat de municipalitate. Doar 23 din peste 450 de funcționari de persoane nu printează aproape deloc.

Prin acest proiect, Primăria Timișoara dorește să nu devină “captivă” în următorii ani unui singur furnizor/implementator. Deci, sistemul va fi ușor asimilabil, să permit utilizarea, administrarea, dezvoltarea de fluxuri informatice bazate pe documente și date, exclusiv prin instrumente dedicate, configurabile, grafice, accesibile utilizatorilor și administratorilor, și să permită personalului PMT ca după formare (training) să poată configura și implementa fluxuri de lucru de nivel simplu și mediu chiar cu forțe proprii, fără a fi nevoie de scrierea de Cod Software pentru definirea funcționalității și configurării acestora.

În acest fel PMT va deține un sistem de management de proceduri care se vor derula informatizat, incluzând fluxurile de documente electronice asociate și va avea angajați instruiți să dezvolte procedure automatizate electronic cu această platformă. Sistemul va permite modelarea de proceduri pe baza de șabloane (template-uri), lucrul cu aceste proceduri în mediu colaborativ, și gestionarea informației în mod adecvat, integrat, cu posibilitatea semnării electronice, reducând timpul de procesare și crescând eficienta și transparenta derulării acestor proceduri.